Referenssitarina: Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri (VSSHP)
Abakus-tilausjärjestelmän avulla tehdään kaikki VSSHP:n materiaalitilaukset lääkkeitä lukuun ottamatta. Järjestelmän avulla noin 2 000 käyttäjää VSSHP:n organisaatiossa hoitaa tuotetilaus -prosessia sähköisesti web-käyttöliittymän, käsipäätteiden ja puheohjausteknologian avulla.
”Tilaukset, käytönkirjaukset ja inventoinnit hoituvat nopeasti ja vaivattomasti, nyt voimme keskittyä auttavaan hoitotyöhön”, kertoo sovellusasiantuntija Hanna Jääskeläinen Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiiristä.
Puheohjauksen käyttö tarjoaa järjestelmän käyttäjälle mahdollisuuden pitää silmät kohdistettuna toimintaan ja kädet vapaina tavaroiden käsittelyyn. Järjestelmä kertoo ja ohjaa mitä tehdään. Puheohjaus parantaa varaston työergonomisia olosuhteita ja vähentää merkittävästi keräilyvirheitä sekä nopeuttaa työtä.
Mika Leivo, logistiikkapäällikkö, VSSHP
Abakus-tilausjärjestelmä
Abakus-tilausjärjestelmän avulla tehdään kaikki VSSHP:n materiaalitilaukset lääkkeitä lukuun ottamatta. Järjestelmän avulla noin 2 000 käyttäjää VSSHP:n organisaatiossa hoitaa tuotetilaus -prosessia sähköisesti web-käyttöliittymän, käsipäätteiden ja puheohjausteknologian avulla. ”Tilaukset, käytönkirjaukset ja inventoinnit hoituvat nopeasti ja vaivattomasti, nyt voimme keskittyä auttavaan hoitotyöhön”, kertoo sovellusasiantuntija Hanna Jääskeläinen Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiiristä.
Abakus-järjestelmä on integroitu VSSHP:n logistiikkakeskuksen puheohjattuun keräysjärjestelmän. ”Puheohjauksen käyttö tarjoaa järjestelmän käyttäjälle mahdollisuuden pitää silmät kohdistettuna toimintaan ja kädet vapaina tavaroiden käsittelyyn. Järjestelmä kertoo ja ohjaa mitä tehdään. Puheohjaus parantaa varaston työergonomisia olosuhteita ja vähentää merkittävästi keräilyvirheitä sekä nopeuttaa työtä”, VSSHP:n logistiikkapäällikkö Mika Leivo kuvailee.
Osastovarastot hallintaan
Tuotteiden kulutus kirjataan Abakus-järjestelmään web-käyttöliittymällä, Android-käsipäätteillä tai puhepäätteillä. Näin varastojen saldot pysyvät jatkuvasti oikeina, ja mikä tärkeintä, materiaalikustannukset voidaan kohdentaa oikealle käyttäjäorganisaatiolle. Web-käyttöliittymällä hallinnoidaan tuotetietoja, kuten minimi-maksimi saldorajoja ja saldotietoja. ”Tilaukset, käytönkirjaukset ja inventoinnit hoituvat nopeasti ja vaivattomasti, nyt voimme keskittyä auttavaan hoitotyöhön”, kertoo sovellusasiantuntija Hanna Jääskeläinen Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiiristä. ”Ennen tuotetilaukset olivat työläitä, kirjasimme tilauspohjalle tilausmäärät käsin ja syötimme tiedot tietojärjestelmään” Hanna Jääskeläinen jatkaa.
Abakus-järjestelmästä näemme nyt myös osastovarastokohtaisen ajantasaisen varastosaldon” kertoo Logistiikkapäällikkö Mika Leivo Varsinais-Suomen Sairaanhoitopiiristä. ”Järjestelmän inventointityökalulla saamme osastovaraston inventointikirjaukset tehtyä aiempaa nopeammin, ja virheet ovat Abakus-järjestelmän myötä vähentyneet minimiin, Mika Leivo jatkaa. ”Uusi järjestelmä auttaa meitä myös seuraamaan tarkemmin varastoihin sitoutuneen vaihto-omaisuuden arvoa.”
Materiaalitilaukset, joita tehdään yli 2 000 tilauspisteessä, ohjautuvat Abakus-järjestelmästä sairaanhoitopiirin ERP:n kautta logistiikkakeskuksen varastonohjausjärjestelmään kerättäväksi. Varastotyöntekijä kerää tilauksen mukaiset tuotteet puheohjausta hyödyntäen.
Jatkokehityshankkeet jo suunnitteilla
Abakus-järjestelmää ollaan laajentamassa myös alustaseurantaan. Logistiikkakeskuksessa käytetään kuljetusalustoina rullakoita ja muovilaatikoita, jotka on identifioitu yksilöllisellä viivakoodilla. Käytettävä alusta skannataan lähettämöalueella, ja alustan saapuessa toimituspisteeseen se skannataan uudestaan. ”Voimme parantaa kuljetusalustojen käyttöastetta ja pienentää niihin sitoutunutta pääomaa, kun tiedämme missä kuljetusalustat ovat. Jatkossa voimme seurata, että alustat palautuvat takaisin logistiikkakeskukseen, mutta tarvittaessa voimme lähettää laskun perään” kertoo Mika Leivo.
Puheohjauksen käyttö tarjoaa järjestelmän käyttäjälle mahdollisuuden pitää silmät kohdistettuna toimintaan ja kädet vapaina tavaroiden käsittelyyn. Järjestelmä kertoo ja ohjaa mitä tehdään. Puheohjaus parantaa varaston työergonomisia olosuhteita ja vähentää merkittävästi keräilyvirheitä sekä nopeuttaa työtä.
Voice directed solution
Optiscanin puheohjattu ratkaisu ohjaa käyttäjiä päivittäisissä tehtävissä ja mahdollistaa reaaliaikaisen toimintojen seurannan. Terveydenhuollon ja julkisen sektorin tieto- ja materiaalivirrat pysyvät tehokkaasti hallinnassa puheohjauksen avulla.
”Vuonna 2009 meille valmistui uusi logistiikkakeskus, jolloin hankintojen lisäksi aloimme tarjota sekä sairaaloille että terveyskeskuksille palveluja tarvikkeiden varastoinnissa ja jakelussa”, Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin hankinta- ja logistiikkajohtaja Outi Kalske kertoo. Kalske vastaa VSSHP:stä.
Tehokkaammat tukipalvelut puheohjauksen avulla
”Varastoinnissa ja jakelussa järjestelmien toimivuus on ensiarvoisen tärkeää. Näiden prosessien järkevöittämiseksi otimme keväällä 2012 ensimmäisenä suomalaisena terveydenhuollon yksikkönä käyttöön puheohjauksen varastotyössä. Optiscan Oy:n toimittaman puheohjatun keräysjärjestelmän käyttöönoton tavoitteena on ollut tuottavuuden parantaminen. Tähän päästiin siirtymällä paperittomaan keräykseen ja päivittämällä varaston ohjausjärjestelmiä. Paperiton keräys toteutetaan puheohjausteknologialla, joka tehostaa toimintaa ja parantaa tarkkuutta sekä muun muassa mahdollistaa moniasiakaskeräilyn”, Kalske selvittää.
”Puheohjauksen käyttö tarjoaa järjestelmän käyttäjälle mahdollisuuden pitää silmät kohdistettuna toimintaan ja kädet vapaina tavaroiden käsittelyyn. Järjestelmä kertoo ja ohjaa mitä tehdään. Puheohjaus parantaa varaston työergonomisia olosuhteita ja vähentää merkittävästi keräilyvirheitä sekä nopeuttaa työtä”, VSSHP:n logistiikkapäällikkö Mika Leivo kuvailee.
”Tavoitteenamme on myös osastojen tarvikkeiden tilaustyön siirtäminen logistiikkapalveluiden henkilökunnalle, ja tulemme ottamaan puheohjauksen käyttöön myös osastojen tarvikelogistiikassa”, Outi Kalske mainitsee.
”Jos tuotteita yli- tai alikerätään, tieto voidaan puheella kuitata suoraan järjestelmään ja se siirtyy toimitusdokumentteihin ja varastokirjanpitoon, Leivo selvittää. Käsittelemme varastossamme noin 8000 riviä viikossa. Työntekijöitä varastossa on 14, jotka kaikki saivat koulutuksen puheohjausjärjestelmän käyttöön. Ennakkoon suurimmaksi haasteeksi varastonohjausjärjestelmän uudistamisessa koettiin puheohjauksen käyttöönotto. Tarkan suunnittelun ansiosta käyttöönotto oli odotettua helpompaa. Onnistumisessa auttoivat perusteellinen testaaminen ja kouluttaminen”, Mika Leivo toteaa.Artikkelin on kirjoittanut Eini Kettunen ja artikkeli on julkaistu
Sosiaali- ja kuntatalous -lehdessä.
